Facturation & trésorerie · ≈ 45 min/sem (estimation)
Marquer les factures payées automatiquement
Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic
Chaque semaine, quelqu’un ouvre le relevé bancaire et cherche à quelle facture correspond chaque virement. Cette automatisation fait le rapprochement dès que l’argent arrive, solde la facture et remercie le client.
Avant
- Vous comparez le relevé et la liste des factures, ligne par ligne, une fois par semaine.
- Un virement au libellé incomplet vous fait perdre un quart d’heure.
- Un client déjà payé reçoit parfois une relance, parce que la facture n’était pas encore marquée réglée.
Après
- Le virement est reconnu par son montant, son libellé ou le numéro de facture, et rapproché automatiquement.
- La facture passe en « payée » dans votre logiciel, avec la date réelle d’encaissement.
- Le client reçoit un remerciement et, si vous le souhaitez, sa facture acquittée en pièce jointe.
Ce qu’il faut chez vous
- Un compte Qonto, ou une banque connectée à Pennylane : ce sont eux qui donnent les virements reçus et permettent de marquer la facture payée.
- Vos factures émises dans ce même logiciel, avec leur numéro.
- Votre règle pour les cas ambigus : plusieurs factures du même montant, virement partiel, libellé vide.
Ce que ça coûte
1 200 à 1 900 €
Automatisation intermédiaire · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.
Délai
2 semaines
De la commande à la remise, tests compris.
Exemple concret · situation type
Chez un cabinet de conseil de Lambersart
Pour qui : tous les métiers
Deux associés, une quarantaine de factures par mois, et un rituel du vendredi après-midi : pointer le relevé Qonto contre la liste des factures.
Un mercredi, trois virements arrivent. Deux portent le numéro de facture dans le libellé, le troisième dit seulement « prestation mars ».
Les deux premiers sont rapprochés et soldés dans la minute. Pour le troisième, le montant correspond à une seule facture ouverte de ce client : il est rapproché aussi, avec une mention « par montant ».
Les trois clients reçoivent un mail de remerciement avec la facture acquittée.
Le vendredi, le rituel se résume à vérifier le seul virement de la semaine qui n’a pas trouvé sa facture, un acompte que personne n’avait facturé.
Questions fréquentes
Et si un virement ne correspond à aucune facture ?
Il est mis de côté dans une liste « à vérifier », avec ce que l’automatisation a compris (client probable, montant, libellé). Vous la traitez en une fois, quand vous voulez. Rien n’est rapproché de force : en cas de doute, la machine s’abstient et vous demande.
Un client paie en deux fois, ou paie plusieurs factures d’un coup.
Les deux cas sont gérés dès lors que la somme correspond : plusieurs factures dont le total égale le virement sont soldées ensemble ; un virement inférieur au montant enregistre un paiement partiel et la facture reste ouverte pour le solde. Les cas vraiment tordus vont dans la liste à vérifier.
Mon logiciel de compta fait déjà du rapprochement, non ?
Pennylane, Qonto et Tiime proposent des suggestions de rapprochement, qu’il faut valider une par une. L’automatisation valide à votre place selon vos règles, envoie le remerciement et met à jour votre suivi de relances, ce que le logiciel ne fait pas. Si votre logiciel fait déjà tout, je vous le dirai au diagnostic.
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Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.
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