Clients & service · ≈ 30 min/client (estimation)
Envoyer un dossier complet à chaque nouveau client
Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic
Accueillir un nouveau client, c’est envoyer un contrat, puis le RIB, puis le questionnaire, puis relancer pour le contrat. Cette automatisation envoie tout en une fois, fait signer en ligne, range les documents et vous dit quand c’est complet.
Avant
- Vous envoyez les documents un par un, à la main, dans des mails séparés.
- Le contrat revient signé au bout de dix jours, souvent après une relance.
- Les pièces signées finissent dans la boîte mail, jamais au même endroit.
Après
- Dès qu’un client est marqué « nouveau » dans votre suivi, le dossier part : contrat pré-rempli, RIB, guide pratique, questionnaire.
- Il signe en ligne depuis son téléphone ; s’il n’a pas signé sous 5 jours, un rappel courtois part seul.
- Les documents signés sont classés dans un dossier à son nom, et vous recevez un message quand tout est revenu.
Ce qu’il faut chez vous
- Un outil de signature électronique avec vos modèles de contrat : Yousign ou DocuSign avec leur offre « API » (celle qui permet l’envoi depuis un autre outil), ou celui de votre logiciel s’il s’ouvre aux automatisations.
- Un Google Drive ou un OneDrive pour ranger les dossiers clients.
- La liste des pièces de votre dossier d’accueil, et l’événement qui le déclenche (un devis signé, une case cochée, une ligne ajoutée).
Ce que ça coûte
1 200 à 1 900 €
Automatisation intermédiaire · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.
Délai
2 semaines
De la commande à la remise, tests compris.
Exemple concret · situation type
Chez un cabinet d’avocats de Valenciennes
Pour qui : cabinets de santé, professions libérales, agences immobilières, agences & indépendants
Trois avocats, une assistante, et un dossier d’accueil de cinq pièces : convention d’honoraires, mandat, RIB, questionnaire, note d’information.
Un mardi, l’assistante ajoute un nouveau client dans le tableau du cabinet après le premier rendez-vous et coche « dossier d’accueil ».
Le client reçoit un mail unique : la convention et le mandat à signer en ligne, pré-remplis avec son nom et l’affaire, et le questionnaire à compléter.
Il signe le soir même depuis son téléphone. Les deux documents signés se rangent dans un dossier « Dupont — 2026 » sur le Drive du cabinet.
L’avocate en charge reçoit un message : dossier complet, questionnaire rempli, quatre pièces classées. Elle n’a rien envoyé, rien relancé, rien rangé.
Questions fréquentes
Mes contrats changent d’un client à l’autre. Ça reste possible ?
Oui, tant que ce sont des champs qui changent (nom, montant, objet, durée), pas la structure. Le modèle contient des champs à remplir, et les valeurs viennent de votre suivi. Si vous avez trois types de contrats, on prépare trois modèles et la ligne du client indique lequel envoyer. Un contrat vraiment sur mesure, vous le rédigez et vous l’ajoutez au dossier en un clic avant l’envoi.
La signature électronique a-t-elle une valeur juridique ?
Oui, en Europe, avec les prestataires qui respectent le règlement eIDAS (Yousign et DocuSign en font partie). Pour la plupart des contrats commerciaux et des conventions d’honoraires, la signature simple suffit. Si votre profession impose un niveau supérieur, ces outils le proposent aussi, moyennant une vérification d’identité.
Que se passe-t-il si le client ne signe jamais ?
Après les rappels prévus (deux, par défaut, à 5 et 10 jours), la ligne du client passe en « dossier incomplet » et vous recevez la liste des pièces manquantes. C’est à vous de l’appeler : l’automatisation évite les oublis de votre côté, pas les hésitations du sien.
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30 minutes gratuites. Vous repartez avec la liste et les prix.
Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.
Prix fixe · vos outils actuels · vous testez avant de payer le solde