Aller au contenu
Diagnostic gratuit de 30 minÉcrire sur WhatsApp

Équipe & RH · ≈ 2 h/embauche (estimation)

Accueillir un nouveau salarié sans oublier une étape

Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic

Un nouveau salarié arrive, et la liste de ce qu’il faut faire est dans votre tête : documents, déclarations, accès, tenue, formation. Cette automatisation transforme cette liste en étapes datées, envoie ce qui doit être envoyé et vous rappelle le reste.

Diagnostic gratuit de 30 minToutes les automatisations
Un nouveau salarié dans le tableau : liste d’étapes créée, mail d’accueil et dépôt des pièces, rappels à leur date

Avant

  • Vous découvrez le jour de l’arrivée qu’il manque une pièce d’identité ou un RIB.
  • La déclaration d’embauche se fait dans l’urgence, la mutuelle deux mois plus tard.
  • Le nouveau passe sa première matinée à attendre qu’on lui crée un accès.

Après

  • Dès qu’un nom, une date d’entrée et un poste sont ajoutés dans un tableau, la liste d’étapes se crée avec ses échéances.
  • Le salarié reçoit un mail d’accueil avec la liste des documents à fournir et un lien pour les déposer ; les documents arrivent dans son dossier.
  • Chaque étape à votre charge (déclaration, contrat, accès, tenue) vous est rappelée à sa date, et le tableau montre ce qui est fait.

Ce qu’il faut chez vous

Google DriveGmailGoogle Sheets
  • Un tableau Google Sheets avec vos étapes d’accueil, leurs délais et leur responsable (on le construit ensemble).
  • Un Google Drive pour les dossiers du personnel, et une boîte mail pour les envois.
  • Vos modèles : mail d’accueil, liste des pièces, éventuellement le livret d’accueil.

Ce que ça coûte

1 200 à 1 900 €

Automatisation intermédiaire · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.

Délai

2 semaines

De la commande à la remise, tests compris.

Exemple concret · situation type

Chez une agence d’événementiel de Villeneuve-d’Ascq

Pour qui : artisans, restaurants, commerces, agences & indépendants

  1. Une dizaine de permanents et des recrutements réguliers avant la saison, avec à chaque fois la même liste reconstituée de mémoire.

  2. La gérante ajoute une ligne : « Chef de projet, entrée le 3 juin ». Quinze étapes se créent, de J-15 (contrat à envoyer) à J+30 (point de fin de période d’essai).

  3. Le futur salarié reçoit un mail d’accueil avec la liste des pièces (identité, RIB, diplôme, mutuelle) et un lien de dépôt. Il dépose tout en trois jours ; chaque pièce se range dans son dossier.

  4. À J-5, la gérante reçoit un rappel pour la déclaration d’embauche et la création des accès. Elle les fait et coche les cases.

  5. Le 3 juin, le nouveau trouve son ordinateur configuré, son contrat signé et un collègue prévenu pour le déjeuner. La ligne du tableau est verte de bout en bout.

Questions fréquentes

Les démarches administratives (DPAE, mutuelle) sont-elles faites automatiquement ?

Non, elles vous sont rappelées avec le lien et les informations utiles, mais c’est vous ou votre comptable qui les faites, parce qu’elles engagent l’entreprise et demandent parfois une connexion sécurisée. Ce que l’automatisation fait seule, c’est envoyer, collecter, classer et rappeler. Ce qui doit être fait par un humain reste fait par un humain, mais plus jamais oublié.

Est-ce utile si je n’embauche qu’une ou deux fois par an ?

C’est justement dans ce cas qu’on oublie le plus, parce qu’on n’a pas la routine. La liste d’étapes garde la mémoire pour vous. Et l’essentiel du temps gagné est du côté du salarié : il sait quoi fournir, où le déposer, et il arrive dans une entreprise qui l’attendait.

Peut-on gérer aussi le départ d’un salarié ?

Oui, avec une liste d’étapes symétrique : documents de fin de contrat, restitution du matériel, suppression des accès, solde de tout compte. Elle se déclenche par une date de sortie dans la même ligne du tableau. C’est une petite extension, souvent ajoutée dans les 30 jours de corrections.

Automatisations liées

30 minutes gratuites. Vous repartez avec la liste et les prix.

Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.

Diagnostic gratuit de 30 min

Prix fixe · vos outils actuels · vous testez avant de payer le solde