Clients & service · ≈ 1 h/sem (estimation)
Accuser réception de chaque demande avec le bon message
Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic
Un accusé de réception standard rassure peu : « nous avons bien reçu votre message » ne dit pas ce qui va se passer. Cette automatisation comprend de quoi parle la demande et répond avec le bon message : délai de devis, procédure de dépannage, créneaux de rendez-vous.
Avant
- Les demandes attendent des heures, parfois une journée, avant une première réponse.
- Quand vous répondez, vous retapez à peu près le même texte selon le cas.
- Un client mécontent qui n’a pas de réponse rapide écrit un avis avant que vous ayez lu son mail.
Après
- La demande est classée en quelques secondes : devis, dépannage, rendez-vous, réclamation, autre.
- La réponse envoyée correspond à la catégorie, avec les informations utiles (délai, documents à préparer, lien).
- Vous recevez le mail avec sa catégorie en objet, et les réclamations vous sont signalées sur votre téléphone.
Ce qu’il faut chez vous
- Une boîte mail Gmail ou Outlook au nom de l’entreprise.
- Vos quatre ou cinq catégories de demandes, et le texte que vous voudriez envoyer pour chacune.
- Un endroit pour garder la trace (un tableau suffit), si vous voulez suivre ce qui a été répondu.
Ce que ça coûte
1 200 à 1 900 €
Automatisation intermédiaire · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.
Délai
2 semaines
De la commande à la remise, tests compris.
Exemple concret · situation type
Chez un cabinet d’expertise comptable d’Arras
Pour qui : tous les métiers
Le cabinet reçoit chaque jour des mails de clients (« vous avez ma liasse ? »), de prospects (« vous prenez de nouveaux dossiers ? ») et de l’administration.
Un lundi à 8 h 15, un artisan écrit pour demander un devis de tenue comptable pour sa création d’entreprise.
Le mail est classé « nouveau dossier ». À 8 h 16, l’artisan reçoit une réponse : les trois informations à préparer, le délai de proposition (48 h) et un lien pour un premier appel.
À 8 h 40, un client écrit, agacé, que sa déclaration de TVA n’est pas passée. Classé « réclamation » : la réponse dit qu’un collaborateur le rappelle avant 10 h, et l’associé reçoit une alerte.
L’associé rappelle à 9 h 05. La liasse, elle, avait été envoyée la veille : le mail « vous avez ma liasse ? » a reçu la réponse standard avec le lien vers l’espace client.
Questions fréquentes
Quelle différence avec un répondeur automatique de messagerie ?
Le répondeur envoie le même texte à tout le monde, y compris aux fournisseurs et aux publicités. Ici, seules les demandes de clients ou de prospects reçoivent une réponse, et chacune reçoit celle qui correspond à ce qu’elle demande. Un mail interne ou une newsletter reçue ne déclenche rien.
Peut-elle se tromper de catégorie ?
Oui, rarement, et c’est prévu : quand elle hésite entre deux catégories, elle envoie l’accusé de réception générique (courtois, sans engagement) et vous signale le mail. Vous pouvez aussi lui indiquer les cas où elle ne doit jamais répondre, par exemple les mails d’un client en litige.
Est-ce compatible avec une boîte partagée entre plusieurs personnes ?
Oui, et c’est même là qu’elle est la plus utile. La réponse part au nom du cabinet ou de l’entreprise, et la catégorie ajoutée à l’objet aide chacun à trier. Si vous attribuez les demandes à des personnes, une règle simple (par catégorie ou par client) peut le faire à votre place.
Automatisations liées
- Devis & ventes
Traiter les demandes de devis sans en perdre une
- Avant
- Chaque mail est lu, trié, recopié à la main.
- Après
- Fiche créée, accusé de réception envoyé dans la minute, rappel si pas de réponse sous 48 h.
≈ 2 h/sem · estimation
- Devis & ventes
Pré-qualifier les demandes avec l’IA
- Avant
- Toutes les demandes se ressemblent.
- Après
- L’IA résume, note l’urgence, propose la réponse.
≈ 1 h/sem · estimation
- Clients & service
Suivre les réclamations sans rien oublier
- Avant
- Réclamations dans les mails, WhatsApp, appels.
- Après
- Tout arrive dans un tableau avec statut et rappel.
≈ 1 h/sem · estimation
30 minutes gratuites. Vous repartez avec la liste et les prix.
Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.
Prix fixe · vos outils actuels · vous testez avant de payer le solde