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Diagnostic gratuit de 30 minÉcrire sur WhatsApp

Administratif & documents · ≈ 1 h/trim (estimation)

Envoyer vos attestations à jour à vos clients

Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic

Chaque nouveau chantier, chaque appel d’offres, chaque donneur d’ordre demande les mêmes attestations, et l’une d’elles est toujours périmée. Cette automatisation garde vos attestations à jour dans un dossier, les envoie à la demande, et vous alerte avant qu’elles n’expirent.

Diagnostic gratuit de 30 minToutes les automatisations
Une demande d’attestations reçue par mail, le dossier à jour envoyé depuis le Drive, rappel un mois avant chaque expiration

Avant

  • Un client demande l’attestation URSSAF ; vous la cherchez dans les mails de l’an dernier.
  • L’assurance décennale a expiré depuis un mois, et personne ne l’a vu.
  • Vous envoyez cinq pièces jointes une par une, à chaque demande.

Après

  • Un dossier « attestations » contient la dernière version de chaque pièce, avec sa date d’expiration dans un tableau.
  • Un mail qui demande vos attestations reçoit une réponse avec le dossier complet, ou vous envoyez le dossier d’un mot sur WhatsApp.
  • Un mois avant chaque expiration, vous recevez un rappel avec le lien pour renouveler ; la nouvelle pièce remplace l’ancienne dès son dépôt.

Ce qu’il faut chez vous

Google DriveGmail
  • Un Google Drive ou un OneDrive pour le dossier des attestations.
  • La liste de vos attestations, avec leur périodicité (Kbis 3 mois, URSSAF 6 mois, assurances annuelles…).
  • Une boîte mail pour recevoir les demandes et envoyer les dossiers.

Ce que ça coûte

800 à 1 200 €

Automatisation simple · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.

Délai

1 semaine

De la commande à la remise, tests compris.

Exemple concret · situation type

Chez une entreprise de maçonnerie de Carvin

Pour qui : artisans, agences & indépendants

  1. Sous-traitant régulier pour deux entreprises générales, qui demandent chacune les attestations à jour à chaque nouveau chantier, sans exception.

  2. Un conducteur de travaux écrit : « merci de nous transmettre vos attestations pour le chantier de Lens ». Le mail est reconnu.

  3. Une réponse part dans la minute avec un lien vers le dossier : Kbis de moins de trois mois, attestation de vigilance URSSAF, décennale, RC pro, liste des salariés étrangers.

  4. Trois semaines plus tard, un rappel : l’attestation de vigilance expire dans un mois, avec le lien vers le site de l’URSSAF pour la télécharger.

  5. Le gérant dépose la nouvelle attestation dans le dossier ; le tableau se met à jour, et le prochain client recevra la bonne version.

Questions fréquentes

Est-ce que l’automatisation peut aller chercher les attestations elle-même sur les sites officiels ?

Pas pour celles qui demandent une connexion sécurisée à votre espace (URSSAF, impôts) : ce serait vous demander vos identifiants, ce que je refuse. Le rappel arrive avec le lien direct, vous téléchargez en deux minutes et vous déposez la pièce. Pour le Kbis, certains services permettent une récupération automatique : on regarde au cas par cas.

Mes clients passent par une plateforme de vérification des sous-traitants.

C’est fréquent avec les entreprises générales et les grands comptes. Le dossier à jour facilite le dépôt sur ces plateformes, et pour certaines, le dépôt lui-même peut être automatisé quand elles l’acceptent. Dans tous les cas, le rappel d’expiration vous évite le blocage de paiement qui suit une pièce périmée.

Et si un client demande une pièce que je n’ai pas dans le dossier ?

La réponse envoie ce qui existe et vous transmet la demande pour le reste, plutôt que d’ignorer le mail. La pièce manquante, une fois ajoutée au dossier, entre dans le cycle des rappels comme les autres.

Automatisations liées

30 minutes gratuites. Vous repartez avec la liste et les prix.

Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.

Diagnostic gratuit de 30 min

Prix fixe · vos outils actuels · vous testez avant de payer le solde