Achats, stock & fournisseurs · ≈ 1 h/sem (estimation)
Passer les commandes récurrentes toutes seules
Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic
Chaque semaine, le même appel au même fournisseur pour à peu près la même commande. Cette automatisation prépare la commande à partir de votre stock ou de votre calendrier, vous la montre trente secondes, et l’envoie.
Avant
- La commande se fait de tête, par téléphone, entre deux clients.
- On oublie un article, on en commande trop d’un autre, et la livraison arrive incomplète.
- Aucune trace écrite : en cas d’erreur du fournisseur, c’est parole contre parole.
Après
- Un tableau tient vos articles récurrents : fournisseur, quantité habituelle, jour de commande, seuil de stock si vous le suivez.
- Au jour prévu, la commande est composée et vous est envoyée pour un coup d’œil ; sans réponse, elle part telle quelle à l’heure limite.
- Le fournisseur reçoit un mail clair (articles, quantités, date de livraison souhaitée), et vous en gardez la copie et l’historique.
Ce qu’il faut chez vous
- La liste de vos fournisseurs réguliers avec leur adresse mail de commande et leur jour limite.
- Un tableau Google Sheets pour les articles et les quantités (on le remplit ensemble à partir de vos dernières commandes).
- Si vous suivez le stock : votre tableau de stock ou l’export de votre caisse.
Ce que ça coûte
800 à 1 200 €
Automatisation simple · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.
Délai
1 semaine
De la commande à la remise, tests compris.
Exemple concret · situation type
Chez une épicerie fine d’Amiens
Pour qui : restaurants, commerces, garages
Une quinzaine de fournisseurs, des commandes hebdomadaires pour le frais et mensuelles pour le sec, et une gérante qui commandait au téléphone le mardi soir en fermant.
Le mardi à 15 h, la commande de fromages de la semaine est composée à partir des quantités habituelles, ajustées avec les ventes de la semaine dernière sorties de la caisse.
La gérante reçoit le récapitulatif sur WhatsApp : douze lignes, dont deux augmentées pour le week-end de Pâques. Elle retire un fromage, ajoute deux tommes.
À 17 h, la commande part par mail au fromager, avec la date de livraison du jeudi. Il répond pour confirmer ; la confirmation est notée.
Le mois suivant, elle passe les commandes de sec en deux minutes le 1er, et retrouve toutes ses commandes de l’année dans un seul onglet, avec les prix.
Questions fréquentes
Mes fournisseurs prennent les commandes par téléphone ou sur leur site, pas par mail.
Pour ceux qui ont un site ou une application de commande, l’automatisation prépare la liste et vous la passez en deux minutes, ou on branche le site s’il le permet. Pour ceux qui ne prennent que le téléphone, la liste préparée vous évite au moins d’oublier un article. Dans la pratique, la plupart des fournisseurs acceptent volontiers un mail clair et daté.
Et si je n’ai pas envie qu’une commande parte sans que je l’aie vue ?
Vous choisissez : validation obligatoire (rien ne part sans votre « ok »), ou validation tacite (la commande part à l’heure limite sauf si vous la modifiez). Je conseille de commencer en validation obligatoire, puis de passer en tacite pour les fournisseurs les plus réguliers, une fois que vous avez confiance dans les quantités proposées.
Comment les quantités sont-elles ajustées ?
Par défaut, ce sont vos quantités habituelles. Si vous fournissez les ventes (export de caisse) ou le stock, la proposition tient compte de ce qui est parti et de ce qui reste, plus les événements que vous notez dans le tableau (jour férié, fête, fermeture). Vous voyez toujours pourquoi une quantité a changé.
Automatisations liées
- Achats, stock & fournisseurs
Être prévenu avant la rupture
- Avant
- Rupture le samedi.
- Après
- Alerte au seuil, proposition de commande.
chiffre d’affaires
- Spécifiques métiers
Restaurants : commander selon le prévisionnel
- Avant
- Commandes de tête.
- Après
- Commandes calculées sur les réservations et le stock.
marge
- Achats, stock & fournisseurs
Classer les factures fournisseurs à réception
- Avant
- PDF dans la boîte mail.
- Après
- Extraites, renommées, classées, transmises à la compta.
≈ 1 h/sem · estimation
30 minutes gratuites. Vous repartez avec la liste et les prix.
Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.
Prix fixe · vos outils actuels · vous testez avant de payer le solde