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Diagnostic gratuit de 30 minÉcrire sur WhatsApp

Achats, stock & fournisseurs · ≈ 1 h/sem (estimation)

Classer les factures fournisseurs à réception

Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic

Les factures fournisseurs arrivent en PDF dans la boîte mail, entre deux autres mails, et se retrouvent au moment de la TVA. Cette automatisation les reconnaît à l’arrivée, en extrait les informations, les classe et les transmet à votre comptable.

Diagnostic gratuit de 30 minToutes les automatisations
Une facture fournisseur reçue par mail, lue par l’IA, renommée et rangée sur le Drive, transmise à la compta

Avant

  • Les factures d’achat sont dispersées dans la boîte mail, sous des noms comme « facture.pdf ».
  • Vous les cherchez en fin de trimestre, et il en manque toujours deux ou trois.
  • Une facture payée deux fois, une autre jamais, parce que personne ne suit les échéances.

Après

  • Un mail avec une facture en pièce jointe est reconnu ; le fournisseur, le montant, la date et l’échéance sont extraits.
  • Le PDF est renommé (« 2026-03-12 — Fournisseur — 348,20 € ») et rangé dans le dossier du mois, puis déposé dans votre logiciel de compta s’il l’accepte.
  • Un tableau suit les échéances, et une ligne « à payer cette semaine » vous est envoyée le lundi.

Ce qu’il faut chez vous

GmailIAGoogle Drive
  • Une boîte mail Gmail ou Outlook où arrivent les factures (ou une adresse dédiée, « factures@…», que vous donnez à vos fournisseurs).
  • Un Google Drive ou un OneDrive pour le classement, et votre logiciel de compta pour le dépôt s’il l’accepte par connexion (Pennylane ou Qonto, par exemple).
  • La liste de vos fournisseurs habituels, pour reconnaître leurs factures dès le premier jour.

Ce que ça coûte

1 200 à 1 900 €

Automatisation intermédiaire · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.

Délai

2 semaines

De la commande à la remise, tests compris.

Exemple concret · situation type

Chez un restaurant de Douai

Pour qui : tous les métiers

  1. Une trentaine de fournisseurs, des factures qui arrivent par mail, par le livreur et parfois par WhatsApp, et un patron qui remplissait une chemise cartonnée pour l’expert-comptable.

  2. Un lundi, le grossiste en boissons envoie sa facture hebdomadaire par mail. Elle est reconnue, lue : 612,40 €, échéance à 30 jours.

  3. Le PDF est renommé et rangé dans « 2026 / 03 — Mars », puis déposé dans Pennylane où il attend d’être rapproché du paiement.

  4. Le livreur de légumes laisse une facture papier : le chef la photographie sur WhatsApp, elle suit le même chemin.

  5. Le lundi suivant, le patron reçoit la liste des factures à payer dans la semaine : cinq lignes, 2 340 €. L’expert-comptable, lui, ne réclame plus rien.

Questions fréquentes

Comment fait-elle la différence entre une facture et un devis ou une publicité ?

Elle lit le document : une facture porte un numéro, une date, un montant, une TVA et un émetteur ; un devis ou une relance publicitaire n’ont pas cette structure. En cas de doute (un relevé, un avoir, une facture d’acompte), le document est classé dans « à vérifier » et vous le tranchez d’un mot. Les fournisseurs connus sont reconnus à coup sûr.

Mon expert-comptable utilise déjà un outil de collecte des factures.

Alors on alimente cet outil directement, la plupart acceptent un dépôt par mail ou par dossier partagé. Ce que l’automatisation ajoute, c’est le classement dans vos propres dossiers, le suivi des échéances et l’alerte du lundi, que les outils de collecte ne font pas. Vous gardez une copie chez vous, nommée proprement.

Et le paiement lui-même, peut-il être automatique ?

Pas par cette automatisation : payer engage votre trésorerie, et une facture peut être contestée. Elle vous donne la liste des échéances et, si votre banque le permet, prépare les virements à valider en un clic. Le geste final reste le vôtre.

Automatisations liées

30 minutes gratuites. Vous repartez avec la liste et les prix.

Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.

Diagnostic gratuit de 30 min

Prix fixe · vos outils actuels · vous testez avant de payer le solde