Facturation & trésorerie · ≈ 1 h/mois (estimation)
Traiter les notes de frais à partir d’une photo
Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic
Les tickets s’accumulent dans la boîte à gants et la saisie se fait en fin de mois, quand la moitié est illisible. Cette automatisation lit la photo du ticket que vous envoyez sur WhatsApp et crée la ligne dans votre tableau ou votre compta.
Avant
- Les tickets de carburant, de restaurant et de quincaillerie s’entassent jusqu’à la fin du mois.
- Vous ou votre comptable les saisissez un par un, en devinant les montants effacés.
- Une partie de la TVA n’est jamais récupérée parce que le ticket a disparu.
Après
- Vous photographiez le ticket et l’envoyez sur WhatsApp, au moment de l’achat.
- Date, fournisseur, montant TTC, TVA et catégorie sont extraits et vérifiés par une règle de cohérence.
- Une ligne est créée dans votre tableau ou votre compta, avec la photo jointe, et vous recevez une confirmation.
Ce qu’il faut chez vous
- Un numéro WhatsApp de l’entreprise relié à l’API officielle de Meta : votre numéro WhatsApp Business actuel peut en général être gardé, sinon un numéro dédié est fourni.
- L’endroit d’arrivée : un tableau Google Sheets, ou votre logiciel de compta s’il accepte les justificatifs par connexion (Pennylane ou Qonto, par exemple).
- Vos catégories de dépenses habituelles, pour classer sans vous demander.
Ce que ça coûte
1 200 à 1 900 €
Automatisation intermédiaire · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.
Délai
2 semaines
De la commande à la remise, tests compris.
Exemple concret · situation type
Chez une société de dépannage de Douai
Pour qui : tous les métiers
Quatre techniciens sur la route, quatre boîtes à gants pleines de tickets, et une assistante qui passait deux jours par mois à les saisir.
À la station-service, un technicien photographie son ticket de carburant et l’envoie sur le WhatsApp de l’entreprise.
Trente secondes plus tard, il reçoit : « Carburant, 68,40 € TTC dont 11,40 € de TVA, le 12 mars, station de Cuincy. C’est bien ça ? » Il répond « oui ».
La ligne apparaît dans le tableau des frais avec son nom, la photo et la catégorie, prête pour la compta.
En fin de mois, l’assistante exporte le tableau vers Pennylane en un clic et vérifie les trois tickets marqués « à confirmer » parce que le montant était mal lu.
Questions fréquentes
Et si la photo est floue ou le ticket froissé ?
La lecture propose ce qu’elle a compris et le signale comme incertain : vous corrigez le montant en répondant au message (« 68,40 » suffit). Si rien n’est lisible, la photo est quand même conservée avec la date, et la ligne attend une saisie manuelle. Un ticket illisible n’est plus un ticket perdu.
Plusieurs personnes envoient des tickets. Comment sait-elle qui a payé ?
Par le numéro de téléphone de l’expéditeur, associé une fois à un nom dans un tableau. Chaque ligne porte donc son auteur, ce qui permet les remboursements de frais par personne et par mois. Un nouveau collaborateur s’ajoute en une ligne.
Ça remplace la note de frais papier que mon expert-comptable me demande ?
Le tableau généré contient exactement ce qu’une note de frais contient (date, nature, montant, TVA, justificatif), et s’exporte en PDF ou en tableur chaque mois. Ce format convient en général aux cabinets comptables ; on vérifie avec le vôtre au diagnostic.
Automatisations liées
- Achats, stock & fournisseurs
Classer les factures fournisseurs à réception
- Avant
- PDF dans la boîte mail.
- Après
- Extraites, renommées, classées, transmises à la compta.
≈ 1 h/sem · estimation
- Facturation & trésorerie
Préparer les pièces pour l’expert-comptable
- Avant
- Recherche de justificatifs chaque trimestre.
- Après
- Dossier constitué et envoyé automatiquement.
≈ 2 h/trim · estimation
- Administratif & documents
Traiter le courrier papier en photo
- Avant
- Piles de courrier.
- Après
- Photo, puis lecture, classement, action proposée.
≈ 30 min/sem · estimation
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Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.
Prix fixe · vos outils actuels · vous testez avant de payer le solde