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Diagnostic gratuit de 30 minÉcrire sur WhatsApp

Administratif & documents · ≈ 30 min/sem (estimation)

Traiter le courrier papier en photo

Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic

Le courrier papier s’empile parce que chaque lettre demande une décision : payer, répondre, transmettre, ranger. Cette automatisation lit la photo de chaque courrier, comprend de quoi il s’agit, le classe et vous propose la suite.

Diagnostic gratuit de 30 minToutes les automatisations
Un courrier photographié avec le téléphone, lu par l’IA, classé sur le Drive, l’action à faire proposée

Avant

  • Le courrier s’ouvre le samedi, par pile, et une mise en demeure attend au milieu des publicités.
  • Les courriers de l’administration se scannent pour l’expert-comptable, un jour.
  • Une échéance passe parce que la lettre était sous une autre.

Après

  • Vous photographiez chaque courrier à l’ouverture (une photo par page) et l’envoyez sur WhatsApp ou dans un dossier.
  • Il est lu : expéditeur, objet, montant, date limite ; il est classé dans le bon dossier avec un nom clair.
  • Vous recevez un résumé avec l’action proposée (« facture EDF 214 €, échéance le 28 : à payer ») et une échéance est posée dans l’agenda si nécessaire.

Ce qu’il faut chez vous

TéléphoneIAGoogle Drive
  • Un téléphone pour photographier (l’application de scan du téléphone donne de meilleurs résultats qu’une photo brute).
  • Un compte WhatsApp ou un dossier de dépôt, et un Google Drive ou OneDrive pour le classement.
  • Vos catégories de courrier et l’action attendue pour chacune (à payer, à répondre, à transmettre au comptable, à archiver).

Ce que ça coûte

1 200 à 1 900 €

Automatisation intermédiaire · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.

Délai

2 semaines

De la commande à la remise, tests compris.

Exemple concret · situation type

Chez un cabinet de courtage en assurance de Halluin

Pour qui : tous les métiers

  1. Une trentaine de courriers par semaine : compagnies d’assurance, sinistres, administration, clients, et une pile qui montait sur le bureau de l’assistante.

  2. Le mardi matin, elle ouvre le courrier et scanne chaque lettre avec son téléphone, quatre minutes pour la pile.

  3. Chaque courrier est lu : un avis de sinistre d’une compagnie est classé dans le dossier du client concerné avec l’action « à traiter sous 10 jours », et une échéance apparaît dans l’agenda du courtier.

  4. Un courrier de l’URSSAF est classé en administratif, transmis au comptable, et résumé en une ligne au gérant.

  5. Le soir, le récapitulatif du jour liste huit courriers, trois actions à faire, deux échéances posées, trois archivés. Le bureau est vide.

Questions fréquentes

La lecture d’un courrier photographié est-elle fiable ?

Sur un scan propre (application de scan, bonne lumière), la lecture est très fiable pour les courriers imprimés ; les montants et les dates sont vérifiés par cohérence. Sur un courrier manuscrit, elle est plus incertaine et le signale. Dans tous les cas, l’image originale est conservée avec le classement : vous pouvez toujours relire l’original.

Peut-on recevoir le courrier directement numérisé, sans photographier ?

Oui, avec un service de domiciliation ou de numérisation du courrier, qui ouvre et scanne pour vous, ou avec un scanner de bureau qui envoie vers un dossier. L’automatisation traite ce qui arrive dans le dossier de la même façon. Le téléphone reste l’option la plus simple pour les petits volumes.

Et les courriers recommandés, les mises en demeure ?

Ils sont reconnus comme urgents (mots-clés, expéditeur, forme) et vous sont signalés immédiatement, pas dans le récapitulatif du soir, avec l’échéance calculée. L’automatisation ne répond jamais à votre place à ce type de courrier : elle s’assure que vous l’avez vu.

Automatisations liées

30 minutes gratuites. Vous repartez avec la liste et les prix.

Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.

Diagnostic gratuit de 30 min

Prix fixe · vos outils actuels · vous testez avant de payer le solde