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Rendez-vous & agenda · chiffre d’affaires

Remplir un créneau annulé automatiquement

Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic

Une annulation le matin pour l’après-midi, c’est une heure vide et un client qui attendait depuis trois semaines. Cette automatisation tient la liste d’attente et propose chaque créneau libéré aux bonnes personnes, dans l’ordre.

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Un créneau annulé dans l’agenda, proposé par SMS aux clients en attente, réattribué au premier qui répond

Avant

  • Quand un client annule, vous appelez deux ou trois personnes de mémoire, sans succès.
  • Le créneau reste vide, et le client qui aurait aimé l’avoir ne le saura jamais.
  • La liste d’attente est un post-it, quand elle existe.

Après

  • Les clients qui veulent un rendez-vous plus tôt s’inscrivent en liste d’attente en répondant à un simple message.
  • Quand un créneau se libère, les inscrits compatibles (durée, prestation) reçoivent un SMS : le premier qui répond « oui » l’obtient.
  • Le rendez-vous est déplacé dans l’agenda, les autres sont prévenus, et vous n’avez passé aucun appel.

Ce qu’il faut chez vous

Google AgendaSMS
  • Un agenda dans lequel les annulations sont visibles (Google Agenda, Outlook, ou votre outil de rendez-vous).
  • Un numéro d’envoi de SMS avec réception des réponses.
  • Vos règles : qui peut être en liste d’attente, combien de temps avant le créneau on propose encore, dans quel ordre (ancienneté, urgence).

Ce que ça coûte

1 200 à 1 900 €

Automatisation intermédiaire · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.

Délai

2 semaines

De la commande à la remise, tests compris.

Exemple concret · situation type

Chez un cabinet dentaire de Dunkerque

Pour qui : cabinets de santé, commerces, garages

  1. Deux praticiens, des soins qui se réservent trois semaines à l’avance, et des annulations de dernière minute qui laissaient des trous d’une heure.

  2. Un lundi à 9 h 10, un patient annule son détartrage de 14 h 30. Le créneau passe en « libre » dans l’agenda.

  3. Six patients en liste d’attente pour un détartrage reçoivent un SMS : un créneau s’est libéré aujourd’hui à 14 h 30, répondre « oui » pour le prendre.

  4. À 9 h 14, une patiente répond « oui ». Son rendez-vous du 12 est déplacé à aujourd’hui 14 h 30, et son ancien créneau devient libre à son tour.

  5. Les cinq autres reçoivent un mot : le créneau est pris, ils restent en liste. La secrétaire a vu passer trois notifications et n’a rien fait.

Questions fréquentes

Deux clients répondent « oui » en même temps ?

Le premier message reçu, à la seconde près, prend le créneau. Le second reçoit aussitôt un mot d’excuse et reste en tête de liste pour le prochain. Pour éviter la course, on peut aussi proposer le créneau à une personne à la fois, avec dix minutes pour répondre, avant de passer à la suivante : c’est plus lent mais plus juste, à vous de choisir.

Le créneau libéré doit-il vraiment être proposé à tout le monde ?

Non, seulement aux inscrits dont la prestation tient dans le créneau et qui ont dit être disponibles à ce moment-là (matin, après-midi, jours). Une consultation d’une heure n’est pas proposée pour un créneau de trente minutes. Vous pouvez aussi réserver la liste d’attente à certains patients ou clients.

Comment un client s’inscrit-il en liste d’attente ?

En répondant « plus tôt » au SMS de confirmation de son rendez-vous, en le demandant au téléphone (vous cochez une case dans le rendez-vous), ou en cliquant un lien sur votre page de réservation. Son inscription précise la prestation et ses disponibilités, et elle expire d’elle-même à la date de son rendez-vous actuel.

Automatisations liées

30 minutes gratuites. Vous repartez avec la liste et les prix.

Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.

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