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Spécifiques métiers · ≈ 2 h/sem (estimation)

Cabinets : rappels, documents avant consultation, relances d’honoraires

Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic

Un rendez-vous manqué, un patient qui arrive sans ses documents, un honoraire jamais réglé : trois pertes de temps différentes autour du même agenda. Cette automatisation les traite ensemble, à partir de votre agenda (Google Agenda ou un logiciel de cabinet qui s’ouvre aux automatisations), sans toucher aux dossiers médicaux.

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Un rendez-vous dans votre agenda : questionnaire envoyé trois jours avant, rappel SMS la veille, honoraire relancé à J+10

Avant

  • Le rappel de rendez-vous existe peut-être, mais le questionnaire pré-consultation se remplit en salle d’attente, sur une tablette ou un papier.
  • Le patient n’a pas apporté sa prescription ni ses examens, et la séance est à moitié perdue.
  • Les honoraires impayés s’accumulent parce que relancer un patient met mal à l’aise.

Après

  • Trois jours avant une première consultation, le patient reçoit un lien vers le questionnaire et la liste de ce qu’il doit apporter ; ses réponses arrivent au cabinet avant lui.
  • La veille, le rappel J-1 par SMS demande une confirmation ; un créneau annulé est proposé à la liste d’attente.
  • Un honoraire non réglé à J+10 déclenche un rappel doux, puis un second à J+25, dans un ton adapté au soin, avec un lien de paiement si vous en avez un.

Ce qu’il faut chez vous

Google AgendaSMSLogiciel de compta
  • Google Agenda ou un logiciel de cabinet qui s’ouvre aux automatisations, avec le numéro du patient. Doctolib ne s’ouvre pas aux outils extérieurs : si vous l’utilisez, on règle ses propres rappels et ses consignes par motif, et l’automatisation prend la relance d’honoraires.
  • Vos questionnaires et consignes par type de consultation (première visite, suivi, bilan), en version texte.
  • Votre logiciel de facturation ou un tableau pour les honoraires, et un numéro d’envoi de SMS.

Ce que ça coûte

1 900 à 3 000 €

Automatisation complète · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.

Délai

3 semaines

De la commande à la remise, tests compris.

Exemple concret · situation type

Chez un cabinet de podologie de Bondues

Pour qui : cabinets de santé

  1. Deux podologues, des bilans posturaux qui demandent des documents (prescription, anciennes semelles, radios) et des honoraires réglés « la prochaine fois » qui ne venaient pas toujours.

  2. Une patiente prend rendez-vous en ligne pour un bilan. Trois jours avant, elle reçoit un SMS avec un lien : questionnaire de dix questions et la liste des documents à apporter.

  3. Elle répond le soir même. Le podologue voit les réponses dans sa fiche la veille, avec une mention « douleurs au talon depuis 6 mois, coureuse ».

  4. La veille à 18 h, le rappel. Elle confirme. Le lendemain, elle arrive avec sa prescription et ses anciennes semelles.

  5. Un autre patient a réglé un bilan en deux fois et oublié la seconde : dix jours après, un SMS courtois lui rappelle le solde avec un lien de paiement. Il règle dans l’heure. Personne au cabinet n’a eu à l’appeler.

Questions fréquentes

Les réponses au questionnaire, ce sont des données de santé. Où vont-elles ?

Dans votre logiciel de cabinet ou dans un espace hébergé chez un prestataire agréé pour les données de santé (HDS), jamais dans un tableau Google. Le questionnaire lui-même est hébergé sur un formulaire conforme, et le SMS ne contient qu’un lien. On choisit l’hébergement ensemble au diagnostic selon votre logiciel ; c’est le point le plus important de cette automatisation, et il est écrit noir sur blanc dans le devis.

Relancer un patient pour des honoraires, ce n’est pas délicat ?

Ça l’est, et c’est pour ça que le ton est différent de celui d’une relance de facture d’artisan : un rappel bref, sans montant dans le SMS si vous préférez, avec un lien de paiement pour régler en trente secondes. Un honoraire non réglé est souvent un oubli plutôt qu’un refus. Vous pouvez exclure des patients de la relance d’un mot.

Peut-on se limiter au rappel et au questionnaire, sans la relance d’honoraires ?

Oui, chacune des trois chaînes est indépendante : rappel J-1, documents avant consultation, relance d’honoraires. Vous pouvez commencer par les deux premières et ajouter la troisième plus tard. Le prix est établi selon ce que vous prenez.

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Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.

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