Aller au contenu
Diagnostic gratuit de 30 minÉcrire sur WhatsApp

Équipe & RH · ≈ 30 min/mois (estimation)

Gérer les demandes de congés dans WhatsApp

Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic

« Je peux poser le 12 ? » arrive dans WhatsApp entre deux photos, et vous répondez oui sans le noter. Cette automatisation reçoit les demandes, vous les soumet proprement, met l’agenda à jour et tient le compteur de chacun.

Diagnostic gratuit de 30 minToutes les automatisations
Une demande de congés écrite sur WhatsApp, soumise à vous avec le contexte, validée, agenda et compteur mis à jour

Avant

  • Les demandes arrivent à l’oral, par SMS, dans le groupe ; certaines sont validées deux fois.
  • Deux personnes sont en congé le même jour sans que personne l’ait vu venir.
  • Le compteur de jours restants est recalculé à la main en fin d’année, avec des surprises.

Après

  • Chaque salarié écrit sa demande sur WhatsApp en langage courant (« congé du 12 au 16 août »). Elle est comprise et enregistrée.
  • Vous recevez la demande avec les congés déjà posés sur la période et le solde de la personne ; vous répondez « ok » ou « non » avec un mot.
  • Le salarié est prévenu, l’agenda d’équipe est mis à jour, le compteur est décrémenté, et un récapitulatif mensuel part à la paie.

Ce qu’il faut chez vous

WhatsAppGoogle AgendaGoogle Sheets
  • Un compte WhatsApp Business pour recevoir les demandes (ou un formulaire simple, si vous préférez).
  • Un agenda partagé (Google Agenda) pour les absences, et un tableau pour les compteurs.
  • Vos règles : délai minimum de demande, nombre de personnes absentes en même temps par poste, qui valide.

Ce que ça coûte

1 200 à 1 900 €

Automatisation intermédiaire · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.

Délai

2 semaines

De la commande à la remise, tests compris.

Exemple concret · situation type

Chez une pizzeria de Wambrechies

Pour qui : artisans, restaurants, commerces, garages

  1. Six salariés, des vacances scolaires où tout le monde veut partir en même temps, et un patron qui disait oui trop vite.

  2. Un pizzaiolo écrit sur WhatsApp : « je voudrais poser du 21 au 27 juillet ». La demande est enregistrée et transmise au patron avec la mention : deux personnes déjà absentes en cuisine cette semaine-là, solde 11 jours.

  3. Le patron répond « non, propose la semaine d’après ». Le pizzaiolo reçoit la réponse, sans les détails des autres, et renvoie « du 28 juillet au 3 août ».

  4. Cette fois : une seule absence en cuisine, le patron répond « ok ». L’agenda affiche l’absence, le compteur passe à 6 jours, le salarié reçoit la confirmation.

  5. Fin juillet, le tableau des absences du mois part au cabinet comptable pour la paie. Personne ne l’a recopié.

Questions fréquentes

Comment l’automatisation comprend-elle une demande écrite n’importe comment ?

Elle lit le message, en extrait les dates et le type d’absence (congés payés, sans solde, récupération), et renvoie une reformulation au salarié pour confirmation : « Congés payés du 28/07 au 03/08, 5 jours ouvrés, c’est bien ça ? ». Rien n’est enregistré avant son « oui ». Un message qui n’est pas une demande n’est pas traité.

Est-ce que les salariés voient les congés des autres ?

Seulement si vous le décidez. Par défaut, chacun voit les siens et son solde, et vous seul voyez la vue d’ensemble au moment de valider. Un agenda partagé « absences » en lecture seule peut être ouvert à l’équipe pour faciliter l’organisation, avec les prénoms et les dates, rien d’autre.

Le compteur tient-il compte de mes règles de calcul ?

Le compteur suit les règles que vous lui donnez : jours ouvrés ou ouvrables, acquisition mensuelle, report. Il ne remplace pas le calcul de la paie, qui reste celui de votre logiciel ou de votre comptable ; il donne un solde indicatif fiable pour décider vite, et le récapitulatif mensuel sert de base à la paie.

Automatisations liées

30 minutes gratuites. Vous repartez avec la liste et les prix.

Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.

Diagnostic gratuit de 30 min

Prix fixe · vos outils actuels · vous testez avant de payer le solde